7.3 在任务中引用资料
纪要已经在柜子里了。这一节我们把它拿出来用一次，看看"存进资料库"到底帮你省了什么。
纪要已经在柜子里了。这一节我们把它拿出来用一次，看看”存进资料库”到底帮你省了什么。
接下来我们做一份 会后跟进清单。
原来的纪要记的是”会上说了什么”。跟进清单要回答的是”接下来我要一项一项去查什么”。资料还是那一份资料，只是用途往前走了一步。
7.1 说过一件事：东西放进资料库，不等于它每次都会自动全部读一遍。这一节你就会看到，”指给它是哪一份”是怎么操作的。
7.3.1 从资料库里把纪要”递”给任务
进 “资料库 → 我的资料 → WorkBuddy教程练习”，打开 “会员活动上线会议纪要”。
看文档的右上角，有一个 “···”。点它，里面有一项叫 “添加到任务”。
点完以后它会带你进一个新的任务。这时候你看输入框，里面应该已经挂上了这份纪要的引用，就像贴了一个标签。
这就是”指给它是哪一份”。它不是自己去柜子里翻的，是你递过去的。
你可能会想起第二章用 @ 找文件的方式。那个找的是电脑上工作空间里的文件，这里挂的是资料库里的条目。这是两个不同的入口，不要弄混。
这一次只递这一份就够了。文件夹里其他的东西不用一起塞进去，塞多了它反而不知道该看哪一份。
7.3.2 告诉它这一回要做什么
在引用后面接着写：
请读取刚添加的资料库文档，按这份纪要当时的信息，整理一份"会后跟进清单"。
把全部待办按截止时间排序，逐项列出事项、负责人、完整截止时间、完成标准、需要核对的结果；待确认的问题单独列。不要把已经过去的日期推断成已完成，不补会议没有决定的安排。
先在对话里给我看，并说明读取的是哪份资料。现在不修改原文，也先不存回资料库。
这段话里有两句是专门用来防它犯错的，你留意一下。
一句是”不要把已经过去的日期推断成已完成”。纪要里的日期离今天可能已经过去了，它容易自作主张写成”已完成”，但是你根本还没有去查。
另一句是”先在对话里给我看””先不存回”。整理和保存分开做，看对了再存，要是存错了再改就麻烦了。
7.3.3 出来了以后，先不要信，对着原纪要数一遍
这一次它回复说读取的是 《会员活动上线会议纪要》，然后列了九项待办，是按时间排的，待确认的问题另外放了一张表。
你看到的结果可能跟图里不完全一样，但是检查的方法是一样的。
先数一数。九项待办有没有九项？前面章节漏过的客服 FAQ 这一次在不在？数据看板的 9 月 3 日 15:00 和客服培训的 17:00 是两件事，有没有被它合成一件？
然后再一项一项看它写的意思。
这一次它第一项写的是”文档已发出，且研发、客服、市场三方均已收到并确认”。回头看原纪要，写的是”发给三方确认”。它多推进了一步，从”发出去”变成了”对方已经确认”，这是它自己加上去的。
还有一个问题。它在”需要核对的结果”那一列写了不少”已完成””已归档”。这些是它自己写出来的，但是看的人很容易当成是已经查过了。
这一列我们要改成问法，拿着清单去一项一项问，而不是拿着一张写满”已完成”的表自己骗自己。
7.3.4 改准了以后，另存成一份新的
不用重来，就在这个任务里接着说：
九项待办和待确认问题保留。把"需要核对的结果"这一列都改成待检查的问法，避免读者当成已经完成的状态。第一项按原纪要写"是否已发研发、客服、市场确认"，不要加强成三方均已确认。其他负责人、截止时间和完成标准不变。
修改后另存为资料库"我的资料 / WorkBuddy教程练习"里的新文档"会后跟进清单"，不要覆盖原纪要，不公开发布。保存后给我实际文档入口。
注意这里说的是”另存为新文档””不要覆盖原纪要”。柜子里原来那一份要留着，以后还要用，新做的东西是另外一份。
它会回你一个保存的位置。
跟上一节一样，不要停在”已保存”这句话上，要去柜子里看。
7.3.5 回柜子里看：两份都在吗
回到 “WorkBuddy教程练习” 文件夹。你现在应该看到两份：原来的纪要，和新的会后跟进清单。
要是只有一份，那要么是没存进来，要么是存的时候把纪要覆盖掉了。回到任务里问它存到哪里了。
两份都在的话，打开新清单。看第一项是不是改成了”是否已发研发、客服、市场确认”，其他几项是不是也都变成了问法。负责人、截止时间、九项待办应该都还在。
表格比较宽，屏幕右边的几列可能显示不全。表格底下有一个横向的滚动条，拉一下就能看到了。不要把”没显示出来”当成”没存进去”。
好，这一轮就走完了：从柜子里拿出纪要，做了一份新的东西，存回柜子，现在柜子里有两份。
以后你整理课程资料、客户需求、工作记录，都是这个路子。要做什么事，就把相关的那一份递过去，不用每次都从头讲一遍背景。